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  • Photo du rédacteurEmeline - Empower ton Business

Onboarding ou comment bien débuter ta collaboration ?

Dernière mise à jour : 23 juil. 2022




Qui peut déléguer ?

Tu vas me dire "Elle est débile ta question !" : tout le monde peut déléguer ! Techniquement oui, c'est indiscutable.

C’est sûr, le mot déléguer, sous-entend « donner des choses à faire à quelqu’un d’autre pour ne plus avoir à les gérer soi-même ». Mais déléguer dans le cadre d’une collaboration entre freelance, ce n’est pas ça !


Déléguer, c'est bosser avec une autre personne. Ça devient donc un travail d'équipe. Et bosser en équipe, c’est un véritable projet et un grand pas dans la vie de ton business.

Ça se prépare, ça s’anticipe et ça se réfléchit.


Tout le monde n’est pas apte à travailler en équipe. Apte à refiler des dossiers et des tâches qui prennent la tête, ça oui ! Mais une assistante ne sert pas à « gérer des dossiers ou se taper les missions dont on ne veut pas ». Elle vaut bien plus que ça !


La délégation, c'est une collaboration. pouvoir travailler ensemble, s’accorder, communiquer, s’ouvrir aux compromis, à une autre vision que la sienne, écouter, observer, prendre le temps, être pédagogue, et savoir entendre les objections. Il y aura des temps de réunion, de la formation, de l’échange entre vous.


Ton assistante n'est pas une exécutante. Elle est entrepreneuse et mène sa barque elle aussi. C’est une expérience humaine et non juste une question de te débarrasser de ce qui te prend la tête pour vaquer à autre chose.

Pour l’avoir vécu, ce n’est pas donné à tout le monde de pouvoir collaborer et d’être apte à assumer une délégation.

Comment « onboarder » ?

Pour moi, c’est comme un avion.

Si tu veux qu’il décolle de manière fluide et qu’il vole majestueusement en toute sécurité, de façon durable, jusqu’à sa destination, mieux vaut s’assurer au sol que tout est ok. Faire décoller un avion en vrac sans s'être assuré d’avoir pris soin qu’il soit en bon état de fonctionnement, c'est prendre le risque que tout ait été fait en dépit du bon sens, que des pièces ne soient pas à leur place ou que des vis soient brinquebalantes. Bref, ça sent le crash assuré cette histoire !

Moi personnellement, si je le sais, je ne monte pas dedans. Si je l’ignore, que l’Univers me vienne en aide !


Eh bien, quand tu décides de déléguer et de travailler avec une assistante freelance, c’est la même chose. Tu ne peux pas signer le contrat et demander à l’avion de décoller direct. Il va y avoir de la maintenance à faire.


D’autant plus qu’elle ne sera pas ton employée, mais une collaboratrice, ce qui change tout (bien que quoi qu'il arrive, une assistante n'a rien d'un larbin) !

Elle est une cheffe d’entreprise qui met ses compétences et son professionnalisme à disposition de ton business, pour travailler avec toi à son essor. Elle est un bras droit pour toi et ton entreprise.


Vous allez apprendre à vous connaître, à discuter, à vous accorder dans vos façons de travailler, dans votre organisation, à vous apprivoiser pour voir si ça colle.

Parfois, il peut y avoir un super feeling, mais les méthodes de travail ou les caractères professionnels ne s’accordent pas.

Il faut donc prendre les débuts d’une collab’ comme une période d’essai pour vous deux. Ton assistante aussi va observer et voir si votre partenariat peut aussi lui convenir.


C’est véritablement important de comprendre qu’elle ne passe pas une audition pour absolument obtenir un poste pérenne avec toi. Tout comme toi, son job doit lui convenir et elle souhaite travailler et évoluer dans des conditions qui soient optimales pour elle.

Donc comme je le disais dans mon article "THE bon moment pour déléguer" pas question de lui mettre une pile de dossier "dans les bras" en mode "Tiens ! Démerde-toi!" et maintenant que le contrat est signé "Zou ! C’est parti !".



Accueillir ta collaboratrice

Pour bien débuter, une collaboration demande de la disponibilité et de prendre le temps de s’accorder. N’oublie pas : tu connais ton business par cœur. Ben oui ! C’est le tien. Logique ! Mais ton assistante elle, elle ne le connaît pas et elle s’occupe d’autres entreprises à côté.

Il lui faut un temps pour capter l’essence de ton business, la tienne et d’avoir tous les paramètres pour que ça soit fluide pour elle.

Elle va donc avoir besoin que tu prennes le temps de lui en dire le plus possible pour bien en comprendre les rouages.



Les essentiels pour bien début sa collaboration

Ton assistante aura besoin de bien cerner ta vision et les objectifs de ton entreprise. Plus ça sera structuré pour toi, et plus ça le sera aussi pour elle et favorisera la fluidité pour la suite.


Il faudra délimiter les missions qu’elle effectuera, quelles seront vos échéances respectives, vos modes de fonctionnement et vos besoins/attentes respectifs.

Un temps de formation sera donc indispensable, d’où la nécessité que tu sois disponible, à l’écoute et motivée par ce projet de déléguer et de bosser en équipe.


Au tout début, quelques petites infos de bases pour vous caler :

  • Quel espace de stockage utiliser : Dropbox, Drive, Google Drive, etc,

  • Quel outil de gestion de projet : Trello, Notion, Asana,

  • La liste de tous tes mots de passe,

  • Selon ses missions, les liens de : tes espaces de formation, tes réseaux sociaux, Calendly, pages de vente,

  • Au besoin également : la colorimétrie de ta charte graphique,

  • Partage de process,

  • Etc.

Déterminez ensemble par quel outil de communication vous échangerez :

  • Mails,

  • Whatsapp,

  • Slack,

  • Discord,

  • Etc.

Prévoyez également ensemble des rendez-vous de début de collaboration.

Prenez le temps de discuter et d’échanger.


Elle aura beaucoup de questions à te poser et au début, elle aura besoin que tu vérifies ce qui est fait pour bien cibler ce que tu attends et souhaites. C’est ainsi qu’elle s’ajustera petit à petit pour devenir de plus en plus autonome.


Il faudra aussi prendre le temps de définir quelle est sa part d’autonomie : est-ce que tu t’en remets à elle, à qui elle est et à sa créativité, ou tu souhaites que ça soit comme si c’était toi qui le faisais ? Dans ce second cas, attention de ne pas oublier que ton assistante n’est pas toi. Si tu veux que ça soit tout pile ce que tu dirais, écrirais ou ferais, autant le faire toi-même finalement.

Toutefois, elle peut axer davantage ce qu’elle propose sur ta méthodo à toi plutôt que sur la sienne. Ce point est important à délimiter pour éviter tout quiproquo, frustration ou retournement de l’odorat derrière.


De petits tutos vidéos seront sans doute utiles, car rien de mieux que de filmer son écran tout en parlant pour expliquer exactement et clairement les choses.

Des visios aussi seront indispensables pour vous accorder et sceller une collaboration chaleureuse et efficace.


C’est un vrai partenariat qui débute et comme toute intégration, cela prend du temps. Quelle maman a déjà déposé son bébé direct dans les bras d’une assistante maternelle ou d’une éducatrice à la crèche en lui disant « Tiens ! Voilà le colis ! ». De même, un salarié ne prend pas direct ses fonctions en arrivant au bureau le lundi matin pour son premier jour.

Il y a un temps d’adaptation, de présentation de l’entreprise, des process, des attendus, etc. Là, c’est la même chose.


Donc si tu as la tête dans le jus, que tu débutes une collab’ en plein rush ou en plein lancement, cela risque d’être très compliqué et désagréable pour ton assistante, et ça ne sera pas du tout optimal pour toi, encore moins pour ton business.

Ça peut fonctionner hein ! Mais ça sera vraiment la perle faite pour toi si elle ne s'enfuit pas en courant.

De plus, ce n’est pas très respectueux de la personne, de son statut, ni de son travail que de la lâcher dans le grand bain en lui demandant d’être efficace en un claquement de doigt. J’en parle, c’est du vécu et de nombreuses assistantes en parlent également.


Donc comme un artisan qui construit une maison (je suis d’humeur à la métaphore aujourd’hui !), il est essentiel de poser des fondations solides, d’y passer du temps au début, de vérifier plusieurs fois que tout est bien posé, de faire des raccords là où il y a des petites "imperfections", pour qu’à la livraison elle soit magnifique, solide, lumineuse et agréable à vivre.


En conclusion

Tu l’auras compris, déléguer, ce n’est pas juste mettre une pile de dossier entre les bras d’une assistante.

C’est une équipe qui se forme entre deux cheffes d’entreprise, un vrai partenariat ayant un but commun : favoriser la croissance de ton business (et alléger un peu ton cerveau trop plein car il ne peut plus tout gérer).


On inverse les rôles : si tu intégrais une équipe et une entreprise en cours de route, tu apprécierais et attendrais qu’on prenne le temps de t’y intégrer, petit à petit. Tu aurais besoin de réponses à tes questions, d’exemples concrets, bref, de précisions et de pertinences. Des infos en vrac, dans le désordre et brouillons, risqueraient sérieusement de mettre tes nerfs à rude épreuve et à mal ta motivation. Tu attendrais respect et considération.


Eh bien voilà ! Tu sais exactement quoi faire pour poser des fondations saines et solides pour que ta collaboration soit agréable, optimale et source de motivation dans cette nouvelle dynamique qui s’installera entre ton assistante et toi.

N’oublie pas que tu peux ne pas apprécier le travail d’une assistante, mais une assistante peut aussi ne pas s’y retrouver et stopper une collaboration.


Donc une bonne maintenance au sol permettra à ton avion de s’envoler haut et loin dans le ciel de manière durable.



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