top of page
bandeau_blog.jpg
Rechercher
  • Photo du rédacteurEmeline - Empower ton Business

Qu'est-ce qu'une assistante virtuelle ? Quel est son rôle ? Je te dis tout !

Dernière mise à jour : 31 mai 2022



« Assistante virtuelle », « assistante digitale », « assistante administrative virtuelle »,

« assistante virtuelle à distance », « assistante collaboratrice », etc, sont autant de noms pour parler du même métier : travailler à distance en lien avec des professionnels et prendre en charge des tâches qu’ils souhaitent déléguer.

Il est aussi possible d'avoir une assistante dite "virtuelle", même si vous travaillez dans la même ville. Le coworking peut aussi s'envisager. Tout est possible et se discute lors de l'appel ou la visio découverte.


Avant tout, je tiens à rappeler que les assistantes et assistantes virtuelles freelance sont des autoentrepreneuses.


J’utiliserai davantage le féminin dans cet article pour plus de praticité, car les femmes sont plus nombreuses. Ne m’en veuillez pas messieurs, je ne vous oublie pas pour autant ! 😊


Alors je disais que les assistantes virtuelles sont des auto-entrepreneuses, cheffes d'entreprise donc, comme c'est aussi le cas pour nos clients.

Nous mettons ainsi nos compétences, notre savoir-Être et savoir-faire au service de ton business pour t'accompagner à le faire grandir toujours plus.





L’assistante virtuelle intervient en prenant en charge une ou plus souvent, plusieurs tâches, que lui délègue son client.


Notre rôle principal :

décharger nos clients des tâches qui : les soûlent, les encombre, qu'ils ne savent pas faire, pour lesquelles ils n'ont pas le temps de se former, qui sont énergivores, rébarbatives ou qui leur prennent du temps,

leur faire gagner du temps qu'ils pourront réinvestir ou ils le souhaitent,

digitaliser leur business,

agrandir leur équipe,

répartir les compétences que nécessitent tout ce qui concerne leur business en fonction du domaine de compétences de chacun.


Une assistante virtuelle n'est pas une subalterne version film américain à qui le patron met une pile de dossiers dans les bras en mode "Débrouille-toi ! Prends ce dont je ne veux pas !" et qui derrière, s'en va faire ce qu'il a à faire. De même, pas d'ajout de tâches au compte-goutte sans supervision. C'est ce que j'aborderai dans mon article sur "Le début d'une collaboration réussie".


Une assistante freelance, qu'elle soit dite "virtuelle", ou qu'elle travaille en présentiel, est une cheffe d'entreprise au même titre que toi en tant que client. Elle est un atout pour ses clients, un bras droit, qui va t'appuyer et l'épauler dans la gestion de ton entreprise. Elle est force de propositions, de conseils, grâce à son œil extérieur et à ses compétences.

Loin d'être une subalterne ou une "personne à tout faire", elle est une véritable collaboratrice, un plus dans ton quotidien.


Elle n'est pas non plus un robot qui connaît et doit connaître tous les logiciels et les plate-formes qui existent sur le web. Comme dans tous métiers, on connaît ce qu'on utilise et on se forme petit à petit grâce à nos clients. Donc s'attendre à ce qu'elle maîtrise tout dès le début de la collaboration peut dans certains cas, s'avérer utopique et un brin hors de la réalité.

Qui connaît absolument tout sur tout dans un domaine ? ... Personne !


Une assistante quelle qu'elle soit, est une force pour ton entreprise et pour toi, d'autant plus si le début de la collaboration se passe dans l'accompagnement, l'échange et se fait petit à petit dans le temps.

Là, si ça matche, c'est parti pour une collaboration enrichissante et un coup de boost énorme pour toi et ton business !





Il peut s’agir de travailleurs indépendants, en libéral, de petites ou moyennes entreprises, d’infopreneurs, de webpreneurs, de commerçants, etc.

Les commerçants sont un nouveau profil de client depuis le début de la pandémie de Covid-19. En effet, entre les confinements, le couvre-feu, la mise en application du pass sanitaire, beaucoup se voient dans l’obligation de s’adapter pour tenir leur commerce à flot. Nombreux sont donc ceux qui développent des boutiques en ligne. Entre manque de temps pour gérer leur boutique en ligne, de compétences ou de connaissances, ils font maintenant appel à des assistantes virtuelles.


Les raisons qui t'ont peut-être poussée à vouloir déléguer :

le manque de temps pour pouvoir te concentrer sur des tâches importantes, moins chronophages ou pour développer de nouveaux projets/axes pour ton business,

la balance entre ta vie professionnelle et ta vie personnelle n’est plus respectée. Ton travail prend le pas sur le reste,

tu ne maîtrises pas certaines tâches et tu as besoin qu’elles soient prises en charge par une experte,

travailler seul est pesant dans ton quotidien,

tu es en charge mentale excessive, voire même en burn out,

tu vis une réorganisation familiale (arrivée d'un enfant ou d'un conjoint dans ta vie, un divorce ou autre auquel je ne pense pas),

etc.


Travailler avec une assistante virtuelle revêt aussi plusieurs avantages :

faire des économies : pas besoin de payer de locaux, d’outils bureautiques, etc.

flexibilité : le volume horaire est fixé en lien avec ton assistante virtuelle, selon tes besoins. Pas besoin d’envisager une rémunération en continue comme pour un contrat à durée indéterminée. Pas non de gestion de planning, ni d'horaires, etc.

légalement : travailler avec un entrepreneur libère de beaucoup d’obligations légales contraignantes.





L'usage veut que nous choisissions les tâches que nous souhaitons effectuer en fonction de nos compétences et de ce que nous aimons faire, pour ainsi te proposer nos prestations.

En effet, comme tout travailleur freelance, autant exercer des missions qui nous passionnent nous aussi !


Toutefois, je mets ici un bémol purement personnel en ce qui me concerne. Il n'est pas aisé lorsque l'on débute de définir des services précis et à terme, ce qu'on identifie peut être réducteur et nous faire passer à côté d'autres missions toutes aussi passionnantes.


En effet, chaque entrepreneur a des besoins différents et tu peux avoir besoin de déléguer des tâches dont nous ignorons l'existence, même avec un ou deux clients cible bien déterminés. J'ai eu l'occasion de l'expérimenter. J'ai effectué des missions atypiques qui m'ont passionnées et que je n'aurais jamais pu anticiper, pour une cliente dans ma cible.


Dès lors, je pense que ce sont davantage nos compétences, notre savoir-faire et notre savoir-Être, qui sont les axes les plus importants à déterminer. En effet, les compétences et toute notre expérience passée (pro et perso), peuvent s'adapter à un très grand nombre de tâches que nous ne pouvons pas forcément déterminer avec précision en totalité.


Par exemple, j'ai identifié chez moi de grosses compétences rédactionnelles, un sens innée du relationnel, un goût prononcé pour la gestion des mails, les réponses aux commentaires et messages privés (l’interaction avec les abonnés et clients en fait), ainsi qu'une grande créativité visuelle (je surkiffe Canva !).


Dès lors, afin d'aiguiller mes clientes sur ce que je peux leur proposer ou ce que je ne propose pas du tout, j'ai tenté d'identifier les tâches les plus courantes, tout en précisant que je pouvais utiliser mes compétences pour bien plus que cette liste qui n'est donc pas exhaustive.


En tout cas, quelles que soient nos missions, notre présence te permet de gagner du temps sur ce que tu n'as plus à gérer, de récupérer de la disponibilité d'esprit, de ne plus porter seuls ton business, et de bénéficier de notre appui, de notre regard extérieur, dans une dynamique chaleureuse et de confiance.


Il est également important d'identifier ce qu'on ne souhaite pas faire. Moi par exemple, je ne propose pas la gestion administrative qui est pourtant très demandée, car ça ne rentre pas dans ce qui me plaît, ni dans mon champ d'action. Et en fait, pour être totalement transparente, j'ai même une sainte horreur de l'administratif ! 🤣


C’est donc l’assistante virtuelle qui définit à l’avance les tâches qu’elle remplira et ses compétences, et non le client qui lui déchargera ce que lui a besoin de déléguer en choisissant pour elle.


Voici une liste non exhaustive des services que proposent les assistantes virtuelles :

  • rédaction de contenus écrits, de supports de communication, (sur les réseaux sociaux, sur un blog, une boutique en ligne, pour des flyers, banderoles, etc),

  • création de visuels (comme précédemment : sur les réseaux sociaux, sur un blog, une boutique en ligne, pour des flyers, banderoles, etc)

  • création de documents administratifs,

  • saisie, classement et archivage de factures,

  • recherches diverses et variées (recherche de prospect, d’évènements, de locaux, etc),

  • gestion des déplacements du client (réservation hôtelière, de véhicule, de locaux, de transports, etc, liée à un déplacement professionnel),

  • appels sortants, prospection ou appels entrants type SAV, support client, missions commerciales, etc,

  • gestion de boîte mail, (organisation, réponses aux emails, archivage),

  • montage audio et/ou vidéo,

  • gestion de plateformes de formation (mise à jour des tarifs, promotions et contenus, réponses aux élèves, résolution des problèmes techniques, etc.)

  • création de tunnels de vente (intégration, automatisation des process, rédaction de la communication commerciale et des textes…)

  • automatisation et optimisation des process sur de nombreux outils,

  • rédaction et/ou programmation de newsletters,

  • gestion des réseaux sociaux (créer, publier et programmer des posts, créer, paramétrer, administrer et/ou modérer des profils, des groupes, des pages professionnelles, etc).

  • appui sur site web (Wordpress, Wix, etc).

  • Etcetera, etcetera.


Attention toutefois car l’assistante virtuelle ne peut pas se substituer à d’autres métiers tel :

qu’une comptable. L’assistante digitale ne peut que saisir et archiver des factures. Rien de plus.

qu’un rédacteur web ou copyrighter. Elle n’est pas une spécialiste du référencement naturel (SEO), ni ne crée de contenus optimisés, pas plus que de textes publicitaires et commerciaux.

qu’un community manager ou social media manager. Elle ne peut pas se charger de la gestion complète, ni également du développement de la visibilité d’une entreprise sur les médias sociaux, ni autres plateformes sur le web. Des connaissances des principales règles du référencement et du SMO pour assurer leur visibilité sur Google et les réseaux sociaux sont indispensables.


L’assistante virtuelle propose des services transverses à ces corps de métiers, mais elle ne doit pas s’y substituer.





Pour plus de pertinence et par souci de bien maîtriser les tâches proposées à nos clients, il est déconseillé de vouloir tout faire.

En effet, c’est non seulement le meilleur moyen de s’éparpiller, mais nous avons toutes un domaine de compétences que nous pouvons exploiter pour devenir experte. Cela évite de perdre le client et nous pose véritablement comme spécialiste dans les services que nous proposons.


Et petit aparté entre nous : les banques qui par exemple se diversifient en proposant de la téléphonie mobile ou qui se lancent dans la gestion immobilière. Personnellement, pour l'avoir vécu, c'est une catastrophe ! À vouloir être partout, la qualité du service en prend toujours un coup. Et j'en reviens aux compétences : chacun les siennes, c'est ce qui nous rend complémentaires et qui fait que ça matche !

Je ferme l'aparté. 😋


Pour les assistantes virtuelles qui me lisent :

Je vois déjà la question : « Mais si je ne propose pas toutes les missions, ne vais-je pas me fermer à de nombreux clients, notamment au début ? »

Il n’y a pas UNE réponse à apporter à cette question et finalement, à chacune son avis et son souhait. Je peux parler pour mon cas personnel car au tout début de ma formation, je me la suis bien sûr posée.

Je suis loin d’aimer toutes les tâches citées précédemment. J’ai quitté le monde de l’entreprise car je devais effectuer bon nombre de missions qui me faisaient horreur, qui n’étaient pas forcément dans mon champ de compétences, notamment tout ce qui a attrait aux chiffres (souffrance ultime depuis petite 😊 !).


Monter son auto-entreprise comporte des risques par rapport à la fonction de salarié. J’ai donc voulu que mon quotidien soit constitué de missions que j’aime, voire que j’adore faire. Des tâches que je maîtrise (dans un souci de proposer toute la qualité dont je suis capable à mes clients) et qui me portent. Ça aurait été un non-sens pour moi de sauter un peu dans le vide pour à nouveau subir mon job.


De plus, nous n'exerçons pas une activité « fourretout ».

Ce qui fait toute notre plus-value est notre expertise auprès de nos clients cible. Pour t'apporter le meilleur, il est important à son sens, de ne pas s'éparpiller.

C'est quand même vachement plus sympa de travailler avec des clients qui nous ressemblent.


La relation humaine avec ton assistante est essentielle et il est primordial que le feeling passe. En effet, tu lui remets quand même les clés de ton business, des données personnelles, sensibles et confidentielles. Il faut donc une relation de confiance absolue et pour ça, il faut être en accord l’un avec l’autre.

Autant te proposer ce qui nous motive pour chouchouter et développer toujours plus ton business.





Déjà, avant toute chose, nous avons toutes nos propres qualités, nos propres forces, nos propres atouts, pour exercer cette activité.


Toutefois, certaines caractéristiques sont indispensables pour exercer le métier d’assistante virtuelle, car elles nous servent au quotidien :

la polyvalence : sans proposer 36 prestations différentes, nos missions sont quand même diversifiées (et c’est aussi ça que l’on aime !). Il faut pouvoir passer sans difficulté d’une tâche à une autre, d'un client à l'autre, d’un domaine de compétences à un autre, au fil d'une même journée.


l’auto-formation, la curiosité, l’esprit d’initiative et la curiosité : je regroupe toutes ces aptitudes ensemble car elles vont de paires.

Au début, tu vas devoir prendre le temps de former ton assistante, de la renseigner et de répondre à ses questions. Mais en parallèle, il lui faudra aussi faire preuve d’initiative, d’autonomie, de curiosité, pour effectuer des recherches dans le but de se former et de s'informer. Cela permet permet de gagner un temps précieux tout en montrant son professionnalisme et à quel point elle peut te soulager dans la gestion de ton temps au quotidien.


la détermination : Les bugs informatiques, les erreurs, les coupures internet et ralentissements font aussi parti du quotidien (ou presque 😊). Parfois, on peut aussi se sentir perdue sur une tâche, etc.

Il est donc important de garder sa détermination comme meilleure amie.


être force de proposition et pédagogue : notre rôle est aussi d’avoir un œil neutre et neuf sur ton entreprise. Ton assistante verra tes difficultés avec le temps et il est donc important si la relation le permet, qu'elle te fasse part de ses observations, ses idées, son analyse, avec diplomatie et en suggérant, jamais en imposant !

Te proposer des axes d’amélioration, faire preuve d’initiative, de capacité d’analyse et être force de proposition rend rapidement ton assistante indispensable et cela fait d'elle un atout dans le développement de ton entreprise.


la discrétion : tu feras preuve d'une grande confiance en confiant à ton assistante une partie de ton entreprise par le biais de ses missions, mais aussi en lui livrant de nombreuses données sensibles, personnelles et confidentielles. Sans oublier : ta stratégie marketing.

Il est donc indispensable qu'elle prenne soin de ces informations, de veiller à ce qu’elles ne fuitent pas et qu'elle te donne des garanties par le biais de clauses de confidentialité et de non-divulgation dans ses conditions générales de vente (CGV).


En tant qu’assistante virtuelle, nous travaillons également en coulisse. Aussi, c'est toi que nous plaçons sur le devant de la scène et que nous mettons en valeur. Pas nous.


l’empathie et le sens du relationnel : bien que nous travaillions à distance et via un ordinateur, la relation humaine avec nos clients n’en est pas moins importante.

En effet, le relationnel pèsera forcément dans ta décision de donner suite ou non à la collaboration et la rendra enrichissante ou lourde pour tout le monde.

Avoir des compétences, c'est important. Mais parfois, il vaut mieux quelqu'un qui débute mais avec qui tu matches à la perfection (elle se formera au fur et à mesure fais-lui confiance), qu'une personne compétente avec qui tu n'as pas du tout envie de communiquer. 🙂


Du coup, n'hésite pas à contacter plusieurs assistantes virtuelles et à les découvrir grâce aux visios et appels découverte. Ces entretiens sont gratuits et sans aucun engagement.

Le coup de cœur entre vous est super important pour que votre collaboration soit enrichissante et source de plénitude vous vous deux au quotidien !






501 vues0 commentaire

Posts récents

Voir tout

Comments


bottom of page